Een value stream map (vsm) is één van de centrale lean tools. Het staat ook wel bekend als ‘brown paper sessie’. Je brengt hiermee exact in kaart wat er allemaal in een proces gebeurt. Dit doe je vooral in de measure fase van een lean project.

In dit artikel vertellen we je hoe je dat precies doet, en we geven je 5 tips voor een perfecte value stream map sessie.

Waarom maak je een value stream map?

Een value stream map maak je om erachter te komen wat er in een proces allemaal gebeurt. Welke mensen zijn erbij betrokken, wat doen ze allemaal precies, en hoe vaak komt het voor? Dat zijn allemaal dingen waar je achter gaat komen.

Een value stream map maken doe je in 3 stappen:

  • Activiteiten in kaart brengen
  • Informatie toevoegen
  • Meten

Hieronder vertellen we van elke stap wat je precies doet.

Value stream map (VSM)

Activiteiten in een value stream map

Om te beginnen brengen je activiteiten in kaart. Dit doe je door de hoofdstappen van het proces te definiëren, en deze horizontaal op post-it’s op te plakken. Hieronder werk je uit wat er in de processtap allemaal gebeurd. Dit doe je door elke activiteit om een post-it te schrijven.

Voor de uitwerking van de processtappen heb je mensen uit het proces nodig. Zij kunnen je vertellen wat ze precies doen. Een value stream map maak je dus samen. De grote meerwaarde hiervan is dat mensen ook van elkaar zien wat er allemaal gebeurd. Hier hebben ze niet altijd weet van, en het zorgt voor meer onderling begrip.

Informatie toevoegen

In de voorgaande stap heb je vooral de activiteiten in kaart gebracht. Nu wil je deze aanvullen met andere informatie. Dit is bijvoorbeeld:

  • Print screens van invoervelden
  • Verschillende antwoordmogelijkheden
  • Systemen die gebruikt worden

Op deze manier wordt het steeds duidelijker wat er precies allemaal gebeurd.

 

 

 

meten vsm

Metingen uitvoeren om je vsm compleet te maken

Tot slot wil je naast wat er gebeurd, ook weten hoe vaak dat voorkomt. Soms kun je deze data uit systemen halen, in andere gevallen betekent dit dat je moet gaan meten. Je maakt hiervoor een meetplan, zodat je zeker weet dat je de juiste gegevens verzameld.

Dingen die bijvoorbeeld meer inzicht geven zijn:

  • Hoe vaak wordt het proces doorlopen?
  • Op welke plekken gaat het fout en hoe vaak?
  • Wat is de doorlooptijd van verschillende stappen?

Je value stream map is pas compleet als je alle in’s en out’s van het proces helemaal in beeld hebt.

5 tips voor het maken van een value stream map

  1. Maak vantevoren een SIPOC. Hiermee heb je de hoofdstappen uit het proces al te  pakken, en kun je direct starten met het uitwerken hiervan.
  2. Nodig de juiste mensen uit. Niks zo irritant als mensen bij je value stream map sessie die niets inhoudelijk over het proces kunnen zeggen, maar wel over veel andere dingen een mening hebben.
  3. Zorg voor goede materialen. Dit lijkt een inkopper, maar je wil niet dat post-it’s continu naar beneden vallen of je brown paper heb begeeft.
  4. Maak de sessie niet te lang. Beter twee keer 2 uur, dan één keer 4 uur.
  5. Hou discussies kort, desnoods door een parkeerplaats op te hangen (groot vel met de letter P) en daar zaken op te parkeren. Het gaat niet om verbeteringen, dan komt later in het project wel.

Een value stream map (vsm) is één van de centrale lean tools. Het staat ook wel bekend als ‘brown paper sessie’. Je brengt hiermee exact in kaart wat er allemaal in een proces gebeurt. Dit doe je vooral in de measure fase van een lean project.

In dit artikel vertellen we je hoe je dat precies doet, en we geven je 5 tips voor een perfecte value stream map sessie.

Waarom maak je een value stream map?

Een value stream map maak je om erachter te komen wat er in een proces allemaal gebeurt. Welke mensen zijn erbij betrokken, wat doen ze allemaal precies, en hoe vaak komt het voor? Dat zijn allemaal dingen waar je achter gaat komen.

Een value stream map maken doe je in 3 stappen:

  • Activiteiten in kaart brengen
  • Informatie toevoegen
  • Meten

Hieronder vertellen we van elke stap wat je precies doet.

Value stream map (VSM)

Activiteiten in een value stream map

Om te beginnen brengen je activiteiten in kaart. Dit doe je door de hoofdstappen van het proces te definiëren, en deze horizontaal op post-it’s op te plakken. Hieronder werk je uit wat er in de processtap allemaal gebeurd. Dit doe je door elke activiteit om een post-it te schrijven.

Voor de uitwerking van de processtappen heb je mensen uit het proces nodig. Zij kunnen je vertellen wat ze precies doen. Een value stream map maak je dus samen. De grote meerwaarde hiervan is dat mensen ook van elkaar zien wat er allemaal gebeurd. Hier hebben ze niet altijd weet van, en het zorgt voor meer onderling begrip.

Informatie toevoegen

In de voorgaande stap heb je vooral de activiteiten in kaart gebracht. Nu wil je deze aanvullen met andere informatie. Dit is bijvoorbeeld:

  • Print screens van invoervelden
  • Verschillende antwoordmogelijkheden
  • Systemen die gebruikt worden

Op deze manier wordt het steeds duidelijker wat er precies allemaal gebeurd.

 

 

 

meten vsm

Metingen uitvoeren om je vsm compleet te maken

Tot slot wil je naast wat er gebeurd, ook weten hoe vaak dat voorkomt. Soms kun je deze data uit systemen halen, in andere gevallen betekent dit dat je moet gaan meten. Je maakt hiervoor een meetplan, zodat je zeker weet dat je de juiste gegevens verzameld.

Dingen die bijvoorbeeld meer inzicht geven zijn:

  • Hoe vaak wordt het proces doorlopen?
  • Op welke plekken gaat het fout en hoe vaak?
  • Wat is de doorlooptijd van verschillende stappen?

Je value stream map is pas compleet als je alle in’s en out’s van het proces helemaal in beeld hebt.

5 tips voor het maken van een value stream map

  1. Maak vantevoren een SIPOC. Hiermee heb je de hoofdstappen uit het proces al te  pakken, en kun je direct starten met het uitwerken hiervan.
  2. Nodig de juiste mensen uit. Niks zo irritant als mensen bij je value stream map sessie die niets inhoudelijk over het proces kunnen zeggen, maar wel over veel andere dingen een mening hebben.
  3. Zorg voor goede materialen. Dit lijkt een inkopper, maar je wil niet dat post-it’s continu naar beneden vallen of je brown paper heb begeeft.
  4. Maak de sessie niet te lang. Beter twee keer 2 uur, dan één keer 4 uur.
  5. Hou discussies kort, desnoods door een parkeerplaats op te hangen (groot vel met de letter P) en daar zaken op te parkeren. Het gaat niet om verbeteringen, dan komt later in het project wel.